Hver legekontor eller sykehus avdeling har sin egen måte å opprettholde pasientjournaler. Når flere kontorer eller avdelinger fusjonere, slik at også de medisinske poster skal slås sammen i tillegg til å unngå duplikasjoner eller feil i pasientbehandlingen. Mens prosessen med sammenslåing medisinske poster er intrikat og litt kjedelig, kan ha en nøyaktig oversikt system sikre nøyaktighet og effektivitet når det er ferdig.

Bruksanvisning

Lag en plan

Velg en metode for poster holde som fungerer for din medisinsk kontor. Diskuter med alle avdelinger og kontorpersonale hvordan en sammenslåing av medisinske poster potensielt kan påvirke hver avdeling. Be om forslag på hva slags journalføring system ville fungere best for din medisinsk kontor (elektronisk, papir eller en kombinasjon).

Velg hvilken kontorets postene vil tjene som originalene, og som kontor poster vil bli slått sammen i --- hvis sammenslåing mer enn ett kontor eller avdeling. Den originale poster avdeling bør være den med den mest komplette informasjonen. For eksempel er ikke alle pasienter sett i en allmennpraksis også sett av en radiologisk avdeling, så det generelle praksis ville ha flere enkeltpasienter og flere poster per individ. Under dette trinnet, bør du også bestemme hvilke pasient ID nummersystem kommer til å bli brukt fremover.

Sett en tidsramme for når fusjonen må være komplett, og bestemme hvem som skal være ansvarlig for å overvåke prosessen innenfor hver avdeling. Å ha en person fra hvert kontor eller avdeling tilsyn resten av personell vil sikre en jevnere fusjon. Når du setter en tid for fusjonen, bør hovedmålet være å avgjøre hvorvidt arbeidet vil være ferdig i løpet av eller etter arbeidstid, eller hvis kontoret vil være stengt i løpet av prosjektet, slik at du til slutt i en kortere tidsramme.

Velg og kjøpe programvaren du vil bruke til å vedlikeholde medisinske poster data når den er slått sammen. Ordne for IT-støtte til å være på vakt under fusjonsprosessen for å hjelpe hvis det er nødvendig. Hvis du velger å bruke papirarkivering i stedet, kjøpe noen ekstra forsyninger du kanskje trenger for eksempel filmappeetiketter eller lagring hyller for å imøtekomme økningen i filstørrelser på grunn av fusjonen.

Komplett Fusjonsprosessen

Gi de ansatte i henhold til prosessen du har valgt for å fullføre den medisinske poster fusjonen. Den beste prosessen for sammenslåing medisinske poster er å arbeide gjennom en avdelingens eller Kontorets poster om gangen alfabetisk. Når ett sett med poster er inngått systemet (inkludert pasientens grunnleggende informasjon), kan du begynne å slå sammen resten av postene i papirfiler eller skriv dem inn i systemet.

Begynn å skrive inn pasient demografiske data inn i det nye systemet eller opprette nye mapper (hvis du bruker papirarkivering) for hver pasient basert på den opprinnelige sett med poster du valgte å være ditt utgangspunkt i trinn 2 av § 1. Når du skriver inn hver pasient inn systemet, ser du den nye ID-nummer (hvis aktuelt) og gjøre eventuelle oppdateringer til pasientens grunnleggende demografisk informasjon.

Sorter opprinnelige sett av poster i kronologisk rekkefølge fra siste øverst til eldste på bunnen, hvis de er papirkopier. Hvis originalene er i elektronisk format, kan fusjonsprosessen være litt mer vanskelig, avhengig av hvordan de elektroniske filene blir lagret. Hvis hver diagram notatet ble lagret individuelt alt som kreves er å døpe filene i henhold til din nye registreringssystem. Men hvis dine elektroniske filer er i større grupper eller én stor fil per avdeling, kan det være best å skrive dem ut og sortere dem på den måten.

Begynn sammenslåing sekundære filer til originalene. Start med en avdeling eller kontor i en tid og sortere hver pasients filen til den opprinnelige, igjen i datorekkefølge. Hvis du bruker papirarkivering, kan det være lurt å vurdere å benytte dokument flagg for å markere de ulike typer medisinske poster, dvs. legenotater, radiologirapporter eller operative prosedyrer. Hvis du bruker elektronisk innlevering, og skaper et system for å navngi de dokumentfiler vil være nok.

Skann hele den sammenslåtte filer til din data base eller, hvis du bruker papirarkivering, begynne å sortere dem i alfabetisk rekkefølge. Hvis du har valgt for elektronisk lagring, denne prosessen kan allerede ha blitt gjennomført i trinn 4, hvis de ble lagret individuelt i elektronisk format til å begynne med.

Post Merger oppfølging

nye medisinske poster filing system med alle ansatte for å sikre at alle vet hvordan man nøyaktig bruke og vedlikeholde filene. Det kan være nyttig å også skrive opp en treningsmanual på hvordan du bruker det nye systemet som en referanse til nåværende og fremtidige ansatte.

Tren noen problemer med det nye systemet som de oppstår. Hvis du har valgt en elektronisk arkivsystem, holde jevnlig kontakt med programvare for IT-tjenester til å arbeide ut noen glitches eller for å planlegge programvareoppdateringer.

Fortsett å flette inn nye medisinske poster som ervervet. Det kan også være fordelaktig å gjennomføre en årlig poster sletting prosedyren hvis du har valgt å beholde kun en viss tidsramme verdt av informasjon.

Tips og advarsler

• Når du forbereder originale filene eller sammenslåing sekundær filer til originalene, se etter like dokumenter. For eksempel, hvis en lege har sendt inn sine egne notater og en transkripsjon service har re-skrev notater, du trenger ikke begge eksemplarene. I fusjonsprosessen, kan du også ønsker å rense gamle rekorder. De fleste legekontor bare holde 10 år igjen av poster, men det er opp til deg hvor langt tilbake vil du filene dine til å gå.
• Pasient medisinsk informasjon er beskyttet i henhold føderale personvernlover. Når sammenslåing medisinske poster, gjøre visse alle forholdsregler er tatt for å sikre personvernet til pasientene er holdt, og at alle som håndterer journal eller opplysninger har blitt enige om å holde seg til en dokumentert retningslinjer for personvern. Du må også sørge for eventuell dokumentasjon som kastes er riktig strimlet å opprettholde pasientens personvern.